学生档案转出事宜

（一）生医工毕业生档案转出流程

1.提交档案寄送相关信息

（1）以班级为单位提交（应届本科生、硕士生）

负责档案的思政老师给本科生和研究生各班班长发送“毕业生档案寄送通知”邮件，由各班班长根据邮件模板统计班级同学档案寄送信息后将其发送到bmejidangan@163.com，邮件和附件均以“班级”命名。

寄档案信息包括：姓名、学号、班级、联系方式、收档单位、收档地址、邮编、是否落户上海\已是上海户口、政治面貌。如对档案寄出时间有特定需求，则在备注一栏注明；如需等待落户或有其他原因暂不寄送，也请在备注说明。

（2）个人提交（博士生或其他）

对于博士生或者部分未能按时确定接收档案单位的本科生/硕士生，等最终接收档案单位确定后，需要自行填写“档案基础提交模板”（附件一）发送到bmejidangan@163.com，邮件以“学历＋姓名＋寄送信息提交”命名，如对档案寄送时间有需求，请在邮件正文一并写明。

注意事项

接收档案地址和单位：由学生本人自己和档案接收单位联系，确定对方能够接收自己档案后再填写。

（a）对于工作的同学，请向单位人事部门获取相应地址和单位；

（b）对于出国和单位不提供档案管理服务的同学，请联系生源地人才服务中心，将档案调回生源地；

（c）对于申请户口的同学，请等待落户批复下达。

档案寄送地址必须从省级行政区写到门牌号，缺一不可，例：浙江省台州市路桥区工业路 101 号。寄送档案单位需写全称，应对应于“寄送档案地址”，并不一定是工作单位。

2.提交毕业生登记表

毕业生登记表可以到文选楼336办公室领取，一式两份，一份存入学生本人档案，另一份移交学校档案馆。

填写注意事项：

ａ）个人照片：必须要贴，建议正装照为宜；

ｂ）导师评语一栏需由导师填写并签字（研究生毕业登记表）；

ｃ）用铅笔在登记表左上角注明班级、姓名、学号，便于查找

ｄ）材料提交方式

·班级统一提交：将各班材料放入档案袋中提交到文选楼336 办公室，并在档案袋封面注明班级名称；

·个人提交：个人提交时，需将材料提交到 336办公室，询问盖章流程并完成盖章后，再交回到学院336。

3.办理完成离校手续，确认能够授予学位

毕业生办理完成离校手续并获得学位后，学院教务办会将毕业生的学位授予 通知书和成绩单下发到职业发展中心，档案管理员需将这些材料归到学生档案后，才能到学校档案室办理学生档案寄出手续。

4.材料提交

1）报到证白联：

毕业生将报到证白联交到文选楼336办公室。

普通高校毕业生就业派遣通知书，又称报到证，是毕业生毕业后到用人单位报到的凭证，也是学生在办理落户手续、签订劳动合同、申请劳动手册或申办居住证等过程中所提供的材料之一。

报到证包含两联，毕业生可以凭有色联到单位报到，白联则需要提交至文选楼336办公室，由档案管理员将其归到学生档案，随档案寄出。

注意事项

A.以下情况没有报到证：升学；博士后进站（未签就业协议书）；上海生源毕业生出国；上海生源毕业生灵活就业、直接签劳动合同就业；三支一扶、西部计划、到村任职；定向、委培毕业生（非在职少民计划骨干生和国防生除外）。

B.若由于个人原因，毕业后才能打印报到证，请通过邮寄方式将报到证送至文选楼336。

2）落户上海的同学须提交落户证明

落户手续办理完成后，请将户口本复印件和身份证复印件交到文选楼336办公室

办理户籍有关事宜请联系户政科，电话：021-54742243

3）材料邮寄地址：

收件人：谭帅男     

地址：上海市闵行区东川路800号上海交通大学文选医学楼336  

电话：18601762052

5.寄送档案

接收到毕业生寄送档案需求后，待该生所有档案材料齐全，学生档案管理员到学校档案室办理毕业生档案寄出手续，每周一次。

学校档案室统一通过机要局寄送档案，每两周一次或每周一次。

6.档案查询

登录“上海交通大学人力资源处—快速导航—档案查询”，查询档案寄出情况。网址：https://rsc2.sjtu.edu.cn/DAStateQuery/ChooseClassify.aspx

如果档案未寄出，请发送邮件到bmejidangan@163.com询问具体情况。

如果档案已寄出，请于一个月内确认接收档案单位是否收到档案，如未收到， 请及时联系学校档案室：021-34204267。

（二）Q&A

Q1：毕业后档案一般寄送到那里？

答：毕业生档案寄送去向概况见下表：

注：申请上海户籍且就业单位无档案保管权限的毕业生在就业指导中心的档案寄送栏目填写“申请上海户籍”待落户结束后修改档案转送单位地址并联系学院思政老师办理转出。

国内升学

注：出国升学，外地生源转户籍地人才服务机构（需咨询），上海生源转户籍区就业促进中心。

Q2：毕业后档案回到生源地一般由哪些部门管理？

答：一般由生源地的人力保障和社会保障局、人才中心、高校就业指导中心等单位保管。具体档案接收单位各地管理有所不同，需要毕业生咨询生源地相关部门。

Q3：申请上海市常驻户口过程中且入职单位没有档案保管资质，毕业离校系统的档案去向如何填写？

答：可以在毕业离校系统中档案接收单位和地址栏，统一填写“申请上海户口”字样，落户结果出来后再根据落户情况修改。

Q4：博士研究生办理结业，入职单位没有档案保管资质，档案该如何处理？

答：若户籍是学校集体户口，咨询学校保卫处户政科，待户籍迁回原籍后，到思政教师处申请将档案转回户籍地人才服务机构（需咨询）。

Q5：毕业离校系统中档案去向已经填写，什么时候寄送档案？

答：毕业离校系统填写档案去向后，毕业生需至学生管理部门或思政教师处确认档案寄送单位地址后，办理档案寄出。

Q6：档案寄出哪里可以查询？

答:进入上海交通大学人力资源处主页－快速导航－档案查询，选择转出查询功能，输入学号、姓名后查询。链接如下：

https://rsc2.sjtu.edu.cn/DAStateQuery/ChooseClassify.aspx

Q7：若档案查询的结果是未寄出状态，应如何处理？

答：查询结果是“未寄出”状态，请联系就读学院的学生管理部门或者思政教师咨询办理档案转出，由各学院思政教师至人力资源处档案室办理档案转出手续。

Q8：档案寄出如何查询寄送状态？

答：我校档案是通过国家机要交通寄送，此寄送方式无法像快递一样追踪路线。寄出后三周以后通过以下链接查询机要号，根据机要号码到档案接收单位咨询档案到达情况。http://202.120.35.23/rsbd2004/Archives.aspx，

Q9：档案寄出后需要多长时间到达接收单位？

答：根据国家机要局规定，机要文件寄送根据接收地址一般3个月内到达接收单位，若超过三个月接收单位还未收到档案，可电话咨询学校档案室（021-34204267）。

注意：按机要局规定签收查询只能查询自寄出后一年以内的档案，超过一年的无法查询。请毕业生档案寄出后，及时问询单位档案到达情况。

Q10：党建材料可以和学籍档案分开寄出吗？

答：不可以。为保证档案的完整性，党建材料和学籍档案不能分开寄出。

Q11：博士后档案如何办理转出手续？

答：博士后出站办理档案转出，请到博士后管理办公室申请。

Q12：办理入职手续，档案可以自提吗？

答：不可以。学生档案必须通过机要方式邮寄。